Hola, bienvenido a mi blog: Tácticas de Estrategia. 

En esta entrada:

Observa la importancia de la priorización de tareas y cómo aplicar técnicas de priorización en tus proyectos y tareas cotidianas. Descubre métodos como la matriz de Eisenhower, el método Pomodoro, el diagrama de Gantt y el análisis DOFA, y cómo te ayudarán a enfocarte en las tareas más importantes y completar tus proyectos con éxito.

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Este post hace parte del tema Emprendimiento.

Priorizar, priorizar y priorizar

"No es que tengamos poco tiempo, sino que perdemos mucho" 

 - Séneca

Cursando la maestría tuve un compañero del que aprendí tanto como de las clases que veiamos. En ese entonces, Hernán era el principal ejecutivo de planeación en una empresa de alimentos para humanos cuya calidad dependía directamente de la calidad de la nutrición de sus ánimales.

Yo sentía que yo nunca tenia tiempo para nada, pero Hernan a pesar de su cargo y que se le notaba la multitud de cosas improtantes que gestionaba y hacia para su trabajo, hablaba constantemente de las nuevas aventuras que emprendia en su tiempo libre: viajes, deportes, ocio lúdico. 

Un día le pregunte cómo lo lograba y con un tono de burla aunque humilde me dijo: "Viejo Cesarín, lo que pasa es que soy perezoso, entonces hago las cosas lo más práctico y faciles que se pueda, con eso salgo rápido de eso". 

La verdad, nunca vi que fuera realidad lo de la pereza, todo lo contrario, pero luego vi que su practicidad y consecuente eficiencia consiste en que sabe escoger muy bien qué hacer y desechar lo accesorio: lo que sería interesante mirar o revisar, pero que si no agrega un valor significativo o es obligatorio, simplemente se deja de lado porque le resta al más importante recurso que tenemos y nos dedicamos a desperdiciar: el Tiempo. 

Ahora, la afirmación de mi amigo sobre la pereza esta alineada con la afirmación que se le asigna a Bill Gates sobre la cual dice "Siempre escojo a un empleado perezoso para hacer un trabajo difícil de realizar. Porque una persona perezosa va a encontrar la manera más fácil y sencilla de llevarlo a cabo". 

Imagina que eres un chef que necesita preparar una cena de gala para cincuenta personas en menos de tres horas. Tienes muchos ingredientes y recetas en tu mente, pero necesitas ser efectivo y eficiente para que todo salga perfecto. 

La priorización de tareas es como un recetario que te ayuda a decidir qué hacer primero, qué es más importante y cómo lograr tus objetivos en el menor tiempo posible. Al igual que un chef, puedes aplicar técnicas de priorización para manejar tus tareas cotidianas y proyectos más grandes de manera más efectiva. 

Entonces, ¿para qué sirve la priorización? Bueno, es una herramienta clave para lograr tus metas de manera más eficiente. Al aplicar técnicas de priorización, puedes enfocar tus esfuerzos en las tareas más importantes, y asegurarte de que las tareas críticas se completen primero. 

Los beneficios de la priorización son muchos, pero aquí te mencionaré algunos. En primer lugar, te ayuda a manejar mejor tu tiempo, a organizarte y a estar más enfocado en tus objetivos. También te ayuda a minimizar el estrés y la ansiedad, ya que sabes exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. 

Ahora bien, existen diferentes métodos e instrumentos de priorización que puedes utilizar, dependiendo de tus necesidades y preferencias. Aquí te mencionaré algunos de los más comunes:

Matriz de Eisenhower 

Este método es muy útil para priorizar tareas y actividades según su importancia y urgencia. Divide tus tareas en cuatro cuadrantes, desde las más importantes y urgentes hasta las menos importantes y urgentes. 

Método Pomodoro 

Este método implica trabajar en bloques de tiempo específicos, generalmente de 25 minutos, seguidos de un breve descanso. Este enfoque te ayuda a enfocarte en una tarea a la vez y a minimizar distracciones. 

Diagrama de Gantt 

Este es un método muy útil para planificar proyectos a largo plazo. El diagrama de Gantt muestra todas las tareas de un proyecto en una línea de tiempo, lo que te permite ver claramente qué tareas son críticas y cuándo deben completarse. 

Análisis DOFA 

Este es un análisis completo de los factores internos y externos que pueden afectar a tu proyecto o tarea. El análisis DOFA te ayuda a identificar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, lo que te permite priorizar tareas en función de su impacto en el proyecto. 

Como puedes ver, la priorización es una herramienta fundamental para cualquier persona que quiera mejorar su productividad y lograr sus objetivos de manera más efectiva. Al utilizar técnicas de priorización, como la matriz de Eisenhower, el método Pomodoro, el diagrama de Gantt y el análisis FODA, podrás enfocar tus esfuerzos en las tareas más importantes y completar tus proyectos con éxito. 

De igual manera, el mundo empresarial ostenta casos de éxito como el de Amazon, dónde Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon hasta el 2021, es conocido por su enfoque en la     priorización de tareas importantes. Él enfatiza la importancia de enfocarse en las "tareas de alto valor" que impulsan el crecimiento de la empresa y delegar tareas menos importantes a otros miembros del equipo. Esto ha permitido que Amazon siga innovando y expandiéndose en nuevos mercados, como el de la tecnología de inteligencia artificial y la entrega de alimentos. 

Otro tradicional caso es del la gigante Toyota. La compañía automotriz Toyota es famosa por su sistema de producción Lean, que se centra en la eliminación de desperdicios y la priorización de tareas importantes. Toyota entrena a sus empleados para que piensen en términos de "valor agregado" y se aseguren de que cada tarea que realicen contribuya directamente a los objetivos de la empresa. Esto ha llevado a una mayor eficiencia en la producción y a una reducción en los costos de producción.

¿Te has preguntado cómo algunas empresas logran tener tanto éxito con estrategias y procesos aparentemente simples? ¿Cómo algunas marcas logran crear productos y servicios increíblemente efectivos sin complicarse la vida con complicadas teorías y conceptos?

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