Gestión del Conocimiento
En esta entrada:
gestión del conocimiento, capital intelectual, aprendizaje organizacional, ventajas competitivas, economía del conocimiento
Este post hace parte del tema Gestión del Conocimiento.
Gestión del Conocimiento
El conocimiento
Es el conjunto de conceptos, datos,
aptitudes y cogniciones que posee un individuo para comprender su entorno y lograr
la solución de problemas. Comprende
teorías, habilidades y principios para la ejecución (saber conocer, saber hacer
y saber ser). Se comprende que el conocimiento es el resultado de datos que en
conjunto son información, que a través de la praxis constituyen conocimiento,
que a su vez puede llegar a ser técnica, ciencia o tecnología. Es inherente al
ser racional y alcanza las expresiones emocionales y culturales.
En consecuencia, el conocimiento
de una organización constituye su capital intelectual, y se conforma por sus
datos, información, aptitudes individuales y aptitudes colectivas, que tienen
la capacidad de producir valor.
A su vez, el aprendizaje
organizacional consiste en los cambios que se llevan a cabo en la base del
conocimiento organizacional para la creación de marcos de referencia colectivos
y el desarrollo de las aptitudes de la organización para actuar y solucionar
problemas.
En principio, toda actividad de
transformación productiva que realiza una organización se logra desde la
aplicación de conocimiento, y algunas, como la definición de estrategias,
modelos de negoció y la innovación, requieren una rigurosidad metódica para una
utilización óptima del conocimiento para la solución de problemas específicos.
La gestión del conocimiento
Se entiende como el conjunto de
actividades, culturas y herramientas por medio de las cuales una organización
adquiere, adhiere, retiene, crea y transmite conocimiento de manera sistémica,
sistemática, compleja y efectiva; lo cual se
logra mediante el establecimiento de políticas, procedimientos y otros métodos
que permitan el logro de los objetivos de dicho proceso. Se trata de la
articulación procesos, pautas y herramientas con el propósito de organizar, difundir
y desarrollar lo que se conoce para mejorar lo que se hace.
En consecuencia, se precisa de
contar y aplicar herramientas pertinentes para gestionar el conocimiento y
garantizar un resultado exitoso que genere valor para la organización, los
implicados y para el usuario final. Tales herramientas son numerosas y diversas,
entre las cuales se destacan los mapas de conocimiento, los repositorios de
conocimiento estructural y los centros de pensamiento estratégico.
La gestión del conocimiento –
Knowledge management (KM) – es aplicada por organizaciones que comprenden el
conocimiento como factor crítico de éxito del negocio, ya que les permite
desplegarle a lo largo de su estructura, generalmente por medio de una intranet
de alta capacidad de almacenamiento y velocidad. Lo anterior con el objetivo de
compartir experiencias positivas o negativas para ser aplicadas en las
actividades de la empresa.
Ventajas de la Gestión del Conocimiento
Identificar el conocimiento necesario para el
desarrollo del objeto social de la organización, mejorar la eficiencia y
anticipar cambios y riesgos para lograr eficazmente las metas planteadas en la
visión organizacional.
- Generar la capacidad de adquirir, aprender, interpretar, crear, aplicar, transferir y preservar el conocimiento.
- Propiciar la colaboración y el intercambio de prácticas y experiencias.
- Lograr que el conocimiento esté disponible para su uso en cualquier nivel de la organización, por niveles de confidencialidad y que se mantenga su integridad.
- Fomentar el aprendizaje continuo como valor institucional.
- Estimular la creación y el aprovechamiento de nuevo conocimiento.
- Proteger el conocimiento.
- Canalizar el conocimiento colectivo para incrementar valor.
- Usar el conocimiento adecuada, óptima y oportunamente.
La capacidad de respuesta de la
gestión del conocimiento ante los cambios y disrupciones requiere que el
conocimiento sea organizado así:
- Cultura empresarial: políticas, procedimientos y procesos para la gestión del conocimiento.
- Práctica gerencial: estructura organizacional para el proceso gestión del conocimiento, desarrolle actualización y control de cambios, enfoque en el cliente externo por empatía y pensamiento de diseño sobre las características del producto y que determine el valor del conocimiento aplicado, adquirido y generado.
- Tecnología: aplicación del conocimiento organizacional transformado en ciencia en la solución de problemas específicos del cliente de la organización y de la organización en sí.
Proceso de gestión del conocimiento
Metodológicamente es factible y
necesario establecer la secuencia de actividades generales para la gestión del
conocimiento que permiten que este contribuya a la satisfacción de necesidades,
la solución de problemas y el aprovechamiento de oportunidades, sin el perjuicio
derivado de la rotación natural de las personas. Debe ubicarse dentro de los
procesos de tipo estratégico como dinamizador de la actualización y evolución de
los demás procesos de la organización.
Las actividades generales que deben
conformar la de gestión del conocimiento son:
1. Descubrir
2. Capturar
3. Clasificar
4. Resguardar
5. Distribuir
6. Publicar
7. Administrar
8. Aplicar
9. Compartir
10. Colaborar
2. Capturar
3. Clasificar
4. Resguardar
5. Distribuir
6. Publicar
7. Administrar
8. Aplicar
9. Compartir
10. Colaborar
1. Descubrir
Es el conjunto de tareas que
llevan a identificar y aprovechar las fuentes de conocimiento tanto tácitas
como explicitas. El conocimiento tácito se refiere a hábitos, talentos, motivaciones,
patrones de conducta y culturas de las personas de la organización, mientras
que el conocimiento explicito es el que se entiende como información organizacional
articulada y documentada, que puede ser ciencia que se transforme en tecnología,
es decir, ciencia aplicada. Este constituye la base para generar nuevas ideas y
como sistema de alerta temprana, evitando nuevos errores.
Las fuentes son primarias y
secundarias, siendo las primeras las obtenidas directamente del fenómeno o
sujeto de observación, mientras que las segundas obedecen a conclusiones
obtenidas por terceros en observaciones similares al problema en cuestión. El
data mining busca grandes cantidades de datos que puedan convertirse en
información y este a su vez en conocimiento.
De igual manera, las fuentes
pueden ser internas o externas, siendo las primeras las obtenidas de la aplicación
y combinación de las competencias internas y de las capacidades dinámicas de la
organización, entre las cuales son de vital importancia los aportes
intelectuales y experienciales de los individuos que la conforman. Las segundas,
similares a las fuentes secundarias, provienen del conocimiento académico, la
vigilancia científica (papers) y tecnológica (patentes) y de la referenciación
competitiva con otras organizaciones, mismas que pueden o no tener objeto
social similar o ser o no del mismo sector económico.
2. Capturar
Una vez que la organización tiene
claras las fuentes de conocimiento, requiere de apropiar el conocimiento
crítico que coadyuve al cumplimiento de sus objetivos y permita la generación
de valor organizacional, económico, social y ambiental. Según su forma sea esta
tácita o explícita, dependiendo de ella, se aplicará el método de captura más
adecuado: capacitación, entrevistas, informes, análisis de métodos, simulaciones,
observación documentada, análisis de documentos científicos y sectoriales, estadísticas
y analítica, entre muchas.
3. Clasificar
Consiste en establecer taxonomías,
técnicas de archivística, bibliotecología o categorías del conocimiento para permitir
su accesibilidad y disponibilidad, así como expresarlo como información, de
acuerdo con atributos o propiedades comunes entre ellos. Estos métodos pueden
ser exactos como los cronológicos, alfabéticos y geográficos; ambiguos como los
temáticos o por categorías, funciones, según la audiencia o metafórica.
4. Resguardar
Consiste en colocar el
conocimiento en archivos, físicos o digitales, que permitan el aprovechamiento
del conocimiento. Si existe memoria organizacional física, se debe procurar por
su digitalización con el fin de optimizar la búsqueda y disponibilidad de
contenidos. Debe considerarse que, si la organización considera el conocimiento
como un activo, este debe gestionarse, resguardarse y protegerse para
salvaguardar su integridad, confidencialidad y disponibilidad, la cual puede expresarse
en niveles de acceso según el perfil del usuario o del aporte del conocimiento a
la generación de valor y beneficios para la organización, clientes o usuarios. Los
problemas y soluciones inherentes a la gestión y disposición de grandes volúmenes
de datos e información han conllevado al big data, business analytics, y el
novedoso business intelligence
5. Distribuir
Se trata de instrumentar pautas y
canales para facilitar la transferencia de conocimiento al interior de la
organización. Como cualquier activo productivo, el conocimiento debe moverse
para generar valor. Es decir, además de encontrarlo, apropiarlo ordenarlo y resguardarlo
debe entregarse y disponerse oportunamente para el usuario pertinente, por
medio de mecanismos eficientes, tales como repositorios, observatorios e informes,
haciendo supremamente relevante el proceso transversal de la información y la
comunicación, así como las tecnologías usadas para ello o TIC. El procesamiento
del conocimiento a gran escala.
6. Publicar
El nuevo conocimiento tiene el potencial
de ser ciencia y esta a su vez en tecnología, entonces la publicación o diseminación
del conocimiento implica la reclamación de la propiedad intelectual que puede conllevar
a ejercer derechos de autoría, a través de la publicación del nuevo
conocimiento en revistas indexadas, así como el registro de patentes para las
nuevas tecnologías desarrolladas.
7. Administrar
Implica el desarrollo de
iniciativas para la mejora de competencias individuales y conjuntas que puedan
preservarse en la organización, propendiendo por la generación de espacios de
socialización y aprendizaje del conocimiento adoptado o generado al interior de
la organización para hacerle parte de las actividades cotidianas de la empresa.
8. Aplicar
Implica la implementación y
práctica del conocimiento, ya sea en el proceso de investigación, desarrollo e
innovación para la generación de nuevos productos y servicios o en la adopción
de nuevas tecnologías para la optimización de los procesos de la organización.
9. Compartir
Compartir implica permitir la réplica
y aplicación del conocimiento por terceros de confianza y que pueden
retroalimentar el conocimiento crítico original con los resultados de la
aplicación externa, además de otras contraprestaciones. También implica la
transferencia de conocimiento y competencias al apadrinado.
10. Colaborar
Es la instrumentación de
estructuras, espacios y rutinas para favorecer el intercambio de conocimiento. Se
debe propender por el enriquecimiento del conocimiento ya existente o crear un
nuevo desde la participación colectiva de diferentes socios estratégicos,
incluidos los colaboradores internos y los aliados externos, que cuenten con diversas
competencias y recursos que pueden comprometer en la causa, desde la confianza.
Esta potencialización y generación de nuevo conocimiento es la base fundamental
de la democratización del conocimiento.
La colaboración puede darse en las
comunidades de conocimiento, lo cuales son grupos de personas que comparten
inquietudes, problemas o gustos por algún tópico específico y que profundizan
en su entendimiento y conocimiento mediante una interacción frecuente, tanto
presencial como virtual.
Etapas de Madurez de la Gestión del Conocimiento
1. Inicio: Es la toma de conciencia creciente del conocimiento inherente.2. Desarrollo: Es la identificación y repetición de prácticas para la aplicación del conocimiento.
3. Estandarización: Adopción de procesos, métodos y enfoques comunes para la habilitación del conocimiento.
4. Optimización: Medición y adaptación para el escalamiento del conocimiento.
5. Innovación: Prácticas para el mejoramiento continuo para el aprovechamiento del conocimiento.
La importancia de la Gestión del Conocimiento en las organizaciones
Se dice que las ventajas de competitivas
se basan en el costo o en la ventaja competitiva también denominada
diferenciación. De hecho, si no se tiene una característica diferenciadora, se
tiene un producto genérico que deberá ser lo más barato posible para competir. Tanto
en el costo como en la diferenciación, pero mayormente en el segundo, la incidencia
de la gestión del conocimiento es el que permite una mayor generación de valor.
Popularmente se puede pensar que
el conocimiento como activo sólo aplica para organizaciones de vocación tecnológica,
sin embargo, un proceso de gestión del conocimiento podrá permitir exponer el
máximo potencial de la organización en un tiempo inferior al esperado. Adicionalmente,
en la industria 4.0, adoptar procesos o sistemas para la gestión del
conocimiento se ha tornado en una cuestión de supervivencia corporativa.
Cuando una empresa adopta un
proceso de gestión del conocimiento ingresa a la economía del conocimiento, la
cual se caracteriza por utilizar el conocimiento como elemento fundamental para
generar valor y riqueza. La gestión del conocimiento tiene todo que ver con la
capacidad de respuesta a eventos disruptivos, de prospectiva y de innovación de
la empresa, a mayor control de las fases de la gestión, más acertada será su
prospección y capacidad de generación de nuevos elementos que generen valor.
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